CONDITIONS GÉNÉRALES
du Secrétarait Social ASAGEST S.A.S.
(ci-après les « Conditions Générales »
Pour en savoir plus, consultez :
1. Qualification et définition d’une mission
Les présentes Conditions Générales sont applicables aux lettres de mission conclues entre un secrétariat social, (ci-après « secrétariat ») et son Client (ci-après le « Client »).
Pour l’exécution des présentes Conditions Générales, le secrétariat et le Client sont dénommées ci-après individuellement une « Partie » et collectivement les « Parties ».
L’étendue de la mission du secrétariat vis-à-vis du Client est limitée à ce qui est prévu dans la lettre de mission conclue par les Parties.
Si les circonstances rendaient caduque ou illégale une des dispositions des présentes Conditions Générales, les autres dispositions resteraient d’application pour autant que cela soit encore possible.
2. Durée d’une mission
Les missions sont confiées au secrétariat par le Client pour une durée d’un an. Elles sont renouvelables chaque année par tacite reconduction, sauf dénonciation par une des Parties notifiée au moins trois mois avant la date anniversaire de la signature des présentes Conditions Générales, par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre Partie ou par lettre remise en main propre contresignée par l’autre Partie.
Le client ne peut interrompre la mission en cours qu’après avoir informé le secrétariat selon l’une des deux formes spécifiées ci-dessus, un préavis d’un mois minimum et sous réserve de régler les honoraires du secrétariat dus pour les travaux déjà effectués jusqu’à la date de prise d’effet de la résiliation, augmentés d’une indemnité égale à 25% des honoraires convenus pour l’exercice en cours.
En cas de manquement par une Partie à ses obligations en vertu de la lettre de mission, l’autre Partie a la faculté de mettre fin à la lettre de mission avec effet immédiat, par lettre recommandée avec accusé de réception si la Partie défaillante n’a pas remédié au manquement dont il s’agit ou s’il ne peut être remédié dans un délai de trente jours à partir de la réception d’une notification faisant état de ce manquement. En cas de faute lourde du Client, le secrétariat peut mettre fin à la lettre de mission avec effet immédiat sans demande de régularisation de la situation à l’origine de la décision de résiliation.
Lorsque le secrétariat effectue plusieurs missions pour son Client, la suspension, l’interruption ou la dénonciation de l’une de ces missions n’affecte pas les autres missions.
3. Obligations du secrétariat
Le secrétariat effectue la mission qui lui a été confiée conformément aux principes fondamentaux de déontologie, d’éthique et d’indépendance, ainsi qu’à la règlementation et aux usages de la profession. Le secrétariat effectue également la mission qui lui est confiée dans le respect des obligations légales qui lui incombent notamment en ce qui concerne l’indépendance ainsi que la lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme. Le secrétariat contracte en raison de cette mission une obligation de moyen et non de résultat.
Le secrétariat peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Il décide comment et par qui les services décrits dans la lettre de mission sont exécutés.
A l’achèvement de sa mission, le secrétariat restitue les documents originaux que lui a confiés le Client pour l’exécution de sa mission, sauf application du droit de rétention tel que prévu à l’article 7 des présentes Conditions Générales. Une fois sa mission terminée, le secrétariat n’assume aucune obligation d’informer le Client de la survenance éventuelle d’une modification de la législation ou de la règlementation en vigueur applicables à la mission, ni de faire part au Client des conséquences éventuelles d’une telle modification sur la mission et ses résultats.
4. Secret professionnel
Le secrétariat est tenu :
- au secret professionnel :
- L’article 458 du Code Pénal est applicable au secrétariat et aux personnes qui sont à leur service.
- Le secrétariat est obligé de fournir une réponse et une coopération aussi complète que possible à toute demande légale que les autorités chargées de l’application des lois lui adressent dans l’exercice de ses compétences.
- Le secrétariat doit informer, de sa propre initiative, la Cellule de Renseignement Financier du Parquet auprès du Tribunal d’arrondissement de Luxembourg de tout fait qui pourrait être l’indice d’un blanchiment ou d’un financement du terrorisme, ceci dans les cas prévus par la loi,
- Le cas échéant, le secrétariat et ses employés ne peuvent pas communiquer au Client concerné ou à des personnes tierces qu’ils ont transmis des informations aux autorités ou qu’une enquête est en cours.
- à une obligation de discrétion :
- distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies par le secrétariat et ses employés et à la diffusion des documents qu’ils ont établis. Ces derniers sont adressés au Client lui-même, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers, sauf demande du Client rencontrant également l’accord du secrétariat.
5. Responsabilité du Client
Seul le Client, personne physique ou les dirigeants d’une entreprise ou son conseil d’Administration, respectivement la gérance de la société, sinon tout représentant légal ou de gestion d’une société, sont responsables des informations financières relatives à l’activité de la personne physique, l’entreprise ou la Société telles qu’elles sont représentées à ses propriétaires ou à des tiers. A ce titre, il appartient à tout mandataire habilité d’une société de signer les comptes annuels (respectivement les comptes consolidés) avant présentation à l’organe compétent pour l’approbation de ces comptes.
Le Client n’est pas exonéré de sa responsabilité s’il donne procuration au secrétariat de le représenter auprès des autorités ou s’il lui donne un mandat de signature.
6. Obligations du Client
Le Client s’interdit tout acte portant atteinte à l’indépendance du secrétariat ou de ses collaborateurs. Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs du secrétariat d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du Client.
Le Client s’engage également :
- A mettre à la disposition du secrétariat, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de sa mission et au respect par le secrétariat de ses obligations légales notamment en matière de lutte contre le blanchiment et contre le financement du terrorisme ; le secrétariat ne doit pas vérifier le caractère complet, correct et fidèle de documents et informations transmis par le Client pour l’exécution de la lettre de mission
- A réaliser les travaux lui incombant ;
- A porter à la connaissance du secrétariat, tout fait important ou exceptionnel ainsi que tout engagement susceptible d’avoir une quelconque incidence sur l’exécution de sa mission, ou la situation patrimoniale du Client ;
- A confirmer par écrit, si le secrétariat le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont adéquats et complets ;
- A prendre les mesures conformes à la législation en vigueur pour conserver les pièces d’origine ; prendre toutes les dispositions pour assurer la sauvegarde des données et traitements informatiques et en garantir la conservation et l’inviolabilité.
Les éventuels comptes-rendus de mission et avis professionnels établis par le secrétariat ne peuvent pas être communiqués par le Client à des tiers sans le consentement écrit du secrétariat, à moins toutefois, que la mission n’implique par elle-même l’autorisation de la communication de ces documents à des tiers déterminés.
7. Honoraires
Le secrétariat reçoit du Client des honoraires librement convenus entre les Parties qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Le secrétariat est remboursé de ses frais de déplacement et débours.
Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement au Client par le secrétariat.
En cas de non-paiement des honoraires endéans le délai de paiement défini sur la facture, le secrétariat pourra :
- appliquer des intérêts de retard suivant les conditions qui suivent,
- invoquer un droit de rétention sur les documents lui remis.
Sauf convention particulière contraire, le paiement des honoraires doit intervenir dans le délai de 30 jours après réception de la facture. La réception de la facture est présumée intervenir le deuxième jour ouvrable qui suit sa date d’émission. A défaut de paiement dans le délai, les factures produiront sans nécessité d’une mise en demeure un intérêt conformément à la loi modifiée du 18 avril 2004 relative aux délais de paiement et aux intérêts de retard. En tout état de cause, le non-paiement des honoraires permettra au secrétariat d’exercer un droit de rétention sur tous les dossiers ou documents lui remis par le Client. Le secrétariat pourra également réclamer une indemnisation pour les frais de recouvrement selon les dispositions légales en vigueur.
8. Responsabilité de la société ASAGEST S.A.S.
Tout évènement susceptible d’avoir des conséquences en matière de responsabilité dans le chef du secrétariat doit être porté sans délai par le Client à la connaissance du secrétariat. La responsabilité civile du secrétariat ne peut se trouver engagée vis-à-vis du Client qu’en raison de l’exécution fautive de sa mission et à condition que la relation de cause à effet entre la faute incriminée et le préjudice subi soit établie judiciairement en dernier ressort. Le montant maximum des dommages et intérêts que le secrétariat peut être tenu de payer au Client en compensation de toutes les conséquences préjudiciables encourues et établies du chef d’une mission déterminée, sera limitée à deux fois le montant des honoraires prévus pour l’accomplissement de la mission en question, sauf si le préjudice du Client est la conséquence immédiate et directe d’une faute intentionnelle ou lourde commise par le secrétariat reconnue judiciairement en dernier ressort. L’indemnisation du préjudice indirect est exclue.
Lorsqu’il s’avère que dans l’exécution consécutive de plusieurs missions de même nature, le préjudice encouru par le Client et dûment établi trouve sa cause dans la même faute du secrétariat, la responsabilité du secrétariat ne se trouve engagée vis-à-vis du Client pour l’ensemble du préjudice qu’à concurrence du même montant maximum (calculé par rapport à la moyenne des honoraires afférents à chacune des missions concernées) même lorsque le cumul des dommages subis par le Client en raison de toutes les missions de même nature exécutées consécutivement aboutit à un montant plus élevé.
Les actions en responsabilité civile et professionnelle dirigées contre le secrétariat se prescrivent par cinq ans à compter de la date de fin de la prestation de son service.
Le Client s’engage à tenir le secrétariat quitte et indemne de toute action en responsabilité introduite contre le secrétariat et de toute condamnation en principal, intérêts et frais (y compris les honoraires d’avocat) obtenue par un tiers à l’encontre du secrétariat, sauf s’ils résultent d’une faute lourde ou intentionnelle du secrétariat reconnue judiciairement en dernier ressort. Le Client indemnisera, remboursera et garantira le secrétariat pour tous pertes, dommages, dépenses ou responsabilités encourus par le secrétariat qui résulteraient ou seraient liés à un manquement ou une méconnaissance par le Client ou une plainte à cet égard d’une quelconque des obligations du Client découlant de la lettre de mission.
9. Impossibilité d’effectuer la mission / Force Majeure
Le secrétariat ne saurait être tenu responsable des retards ou du défaut d’exécution de sa mission pour des motifs indépendants de sa volonté et de son contrôle, incluant notamment, les actions, omissions ou défaut de coopération du Client (y inclus les employés et agents du Client), les actions, omissions ou défaut de coopération d’une partie tierce, l’incendie ou autre évènement destructeur, les catastrophes naturelles, les grèves ou autres conflits sociaux, les actes de violence ou enfin, toute loi, ordre ou injonction émanant d’une autorité gouvernementale ou autre.
Lorsqu’une mission du secrétariat est suspendue en raison d’un cas de force majeure, les délais de remise des travaux seront prolongés pour une durée égale à celle de la suspension de la mission. Pendant la période de suspension, les dispositions des articles 6, 7 et 8 des présentes Conditions Générales demeurent applicables.
10. Traitement des données à caractère personnel
Pour la réalisation de sa mission, le secrétariat doit s’assurer du respect de la législation applicable en matière de protection des données personnelles, notamment le Règlement (UE) 2016/681 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le « RGPD »).
Le secrétariat peut être qualifié, selon les circonstances, de : Responsable du traitement ; Responsable conjoint du traitement ou Sous-traitant. Cette qualification entraîne pour le secrétariat et le Client des obligations distinctes telles que détaillées en annexe des présentes Conditions Générales.
11. Sécurité informatique lors des transmissions de documents
Dans le cadre de la lettre de mission signée par le Client, et sauf mention expresse du Client, des documents ou informations pourront être transmis non seulement par courrier ou par fax, mais aussi sous format électronique, par courrier électronique. Les transmissions électroniques peuvent donner lieu à des incidents techniques (notamment infection par des virus, vers etc..) dont ni le Client, ni le secrétariat ne peuvent être tenus pour responsables.
12. Droit applicable et juridiction compétente
Les présentes Conditions Générales ainsi que les conditions particulières de la lettre de mission et de ses annexes sont soumises au droit luxembourgeois.
Toutes contestations susceptibles de naître entre le secrétariat et le Client du chef de l’exécution de la lettre de mission seront soumises aux tribunaux du domicile du secrétariat.
13. Acceptation des Conditions Générales
Le Client déclare avoir pris connaissance des présentes Conditions Générales qu’il accepte expressément et sans réserve dans toute leur teneur.